Il personale dei Comuni è autorizzato all’autentica di copie e sottoscrizioni di istanze o dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, sulla base di quanto stabilito dal d.P.R. n.445/2000.
Gli stessi funzionari non sono altresì autorizzati ad autenticare sottoscrizioni su altre tipologie di documenti, quali procure, contratti, promesse, accettazioni, rinunce, atti notori, o tutto ciò che esula dalle istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, di cui al punto n.1, 2, 3 e 4 precedenti, che sono di competenza dei notai o, se appositamente individuati dalla normativa, di altri pubblici funzionari.
Unica eccezione in materia di adozione è quanto previsto dall'art. 21, comma 3 punto e), della L. n. 184/1983:
“3. L'ente autorizzato che ha ricevuto l'incarico di curare la procedura di adozione:
e) riceve il consenso scritto all'incontro tra gli aspiranti all'adozione ed il minore da adottare, proposto dall'autorità straniera, da parte degli aspiranti all'adozione, ne autentica le firme e trasmette l'atto di consenso all'autorità straniera, svolgendo tutte le altre attività dalla stessa richieste; l'autenticazione delle firme degli aspiranti adottanti può essere effettuata anche dall'impiegato comunale delegato all'autentica o da un notaio o da un segretario di qualsiasi ufficio giudiziario;”.
Si rammenta che l’eventuale autentica apposta da un funzionario incaricato dal Sindaco che non fosse di sua competenza, risulterebbe essere illegittima e nulla per incompetenza
, con le relative conseguenze in merito alla validità del procedimento cui esse si riferiscono.
Si ricorda inoltre che la legittimità dell’autentica è dettata dalla normativa dello Stato che l’ha emessa, e non dalla normativa dello Stato a cui tale atto è destinato.
